El Venue ideal para tu evento

De acuerdo con BTL, un venue es “el espacio que ocupa una marca, empresa, organización o persona para realizar un evento y que cuenta con las especificaciones técnicas que requiere para realizarlo de manera satisfactoria.”

Como en las artes pictóricas, el espacio es el lienzo para tu obra de arte y es por ello que debes conocerlo y prepararlo para que de vida a tu creatividad. Si bien la elección del lugar no es un factor que garantice el éxito, sin duda es indispensable para alcanzarlo. Aquí, algunas recomendaciones para la elección de tu venue ideal.

Se objetivo, por mucho que el lugar te cautive recuerda que el espacio debe alinearse al objetivo del evento, también se debe considerar el perfil de los asistentes y, claro, sin dejar atrás los valores de la empresa o marca.

Una vez que tengas en mente el tipo de espacio en el que vas a trabajar, por ejemplo, si es un espacio abierto o cerrado, jardín, feria, salón, museo, etc. Deberás tener en cuenta el aforo, la acústica, la ubicación, el clima, el día y hora del evento y los diversos factores que de forma implícita o explicita impacten en la logística y realización del evento.

Reconoce el lugar por dentro y por fuera:

Solicita los planos del lugar o toma medidas de los espacios para proyectar la instalación de cada elemento que va a integrar tu evento. No dejes nada al tanteo.
Ubica y revisa las salidas de emergencia, confirma que sean de fácil acceso para todos los asistentes y que se cuente con las señaléticas solicitadas por protección civil.
En caso de que el montaje involucre audio y sonido o alguna tecnología de realidad aumentada o similar, asegúrate que las instalaciones eléctricas del lugar estén diseñadas para estos componentes eléctricos, a fin de evitar una sobrecarga eléctrica. Si no es el caso busca el asesoramiento de un técnico especializado para saber que complementos son los adecuados para estas conexiones.
Siguiendo en la línea de audio y sonido, no podemos dejar pasar las pruebas de audio y sonido dentro del lugar. En la medida de los posible, procura estar acompañado de algún profesionista en el área para minimizar los errores técnicos.
Conoce el área circundante al lugar para identificar si es una zona segura, para ubicar los medios públicos de transporte o si está cerca de avenidas principales. Por ejemplo, si es un lugar alejado de la ciudad, de difícil acceso, tal vez valdría la pena garantizar transporte para llegar al evento.
Garantiza la limpieza y orden del lugar, antes, durante y después del evento. Todo debe estar en el lugar que le corresponde y todos los espacios y elementos deberán cumplir con los protocolos de limpieza.

Sin duda la práctica te irá enseñando hasta que seas un experto, pero estos puntos te servirán para no comenzar desde cero. Recuerda ser atento a los detalles y procura que el montaje se integre de manera orgánica a tu espacio.

Bibliografía

Qué es un venue y cómo elegir la mejor para tu evento (2022). LinkedIn. Recuperado de: https://www.linkedin.com/pulse/qu%C3%A9-es-un-venue-y-c%C3%B3mo-elegir-la-mejor-para-tu-evento-catering/?originalSubdomain=es

[1] Ramirez,A.(2019). ¿Qué es un venue?. Recuperado de: https://www.informabtl.com/que-es-un-venue/