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Guía de bolsillo para organizar un evento exitoso

Autor: Marcela Roma

¿Te gustan los eventos y siempre te has preguntado cómo se organizan? En UTECA te damos una breve guía para que puedas organizar mucho más que una fiesta y tu evento pueda ser uno de los mejores en la industria del entretenimiento.

Los eventos forman parte de la convivencia en la sociedad, por tal motivo se han creado nuevas maneras de profesionalizarse en el ámbito y han surgido licenciaturas con estudios especializados en la administración de Negocios de Entretenimiento, Cultura y Arte. Para comenzar con el pie derecho la organización de un evento debes presentar la logística del mismo, donde hay que considerar:

Definir el evento

El primer paso consiste en definir qué tipo de evento queremos organizar, así como su objetivo. Es vital reconocer el rubro al que pertenece, si es un espectáculo, exposición, muestra, concierto, asamblea, curso, simposio, seminario, conferencia, feria o exposición.

Día y hora:Lo primero que debes de tener en cuenta es qué día realizarás tu evento, así como la hora en la cual pretendes que se realice. La hora puede sufrir algún cambio después, pero definir una fecha es clave para plantear la logística a seguir e identificar los factores clave que te permitan llevar a cabo un gran evento. 

Lugar:Tomando en cuenta el día y la hora, debes pensar en si el evento se realizará al aire libre o en un lugar cerrado. Si estás organizando el evento para alguien más, estos factores suelen depender del contratante, por lo que debes de aprender las mejores estrategias de ventas, de negociación y de promoción para que todo salga como lo has planeado.

Planificación y producción

Realiza un cronograma de actividades (aprende cómo en UTECA) con las pautas a seguir para que tengas un gran evento. Contempla cada detalle desde la hora de inicio al cierre:el tipo de coordinación con el staff, el itinerario a seguir, si habrá un presentador o un hostess, si habrá comida o bocadillos, entre otros factores a considerar. Esto te ayudará a establecer necesidades y prioridades.

Procede a redactar una lista de necesidades y palomea lo que tengas disponible. Para todas las cosas que hagan falta podrás comenzar a buscar y elegir proveedores, de acuerdo con tu presupuesto y requerimientos.

Montaje

En esta fase se colocan los materiales, la tecnología, la decoración, el audio, el vídeo, y todos los recursos que se utilizarán. Así mismo, se recibe y organiza al grupo de personas que estarán trabajando durante el evento (el staff) y se les dan indicaciones finales. Hay que realizar pruebas de todo tipo y ensayar con el staff toda la logística para que al momento del suceso no haya inconvenientes.

Ejecución

En este momento ya no puede haber errores, es justo el instante que has estado planificando por semanas o incluso meses, al cual invertiste toda tu creatividad, energía, esfuerzo y tu tiempo. En este paso se realizan las actividades de acuerdo con el cronograma que realizaste previamente. La ejecución del evento incluye también que los asistentes tengan la mejor experiencia. Por este motivo, debe haber una buena comunicación, fluida y constante entre los integrantes del staff, para que todo camine al pie de la letra.

Al terminar el evento se procede a desmontar todas las piezas que se utilizaron en él. Debe realizarse una revisión de todas las instalaciones y recursos utilizados para asegurarse de entregarlos en óptimas condiciones. 

Posterior al evento (puede ser en cuanto termine o en los días siguientes) se preparan informes, en ellos se da a conocer la evaluación de los resultados, las memorias del evento, los cuestionarios para los participantes e invitados, si es que se realizaron, las actividades tangentes que se llevaron a cabo como el manejo de la actividad en redes sociales, la interacción con los asistentes, etc. Además, se hacen los pagos pendientes a los proveedores y el envío de agradecimientos al personal, invitados especiales y asistentes.

Como puedes ver, son muchos los puntos a tomar en cuenta, pero con una buena organización y una excelente preparación en Negocios de Entretenimiento podrás llevar acabo cualquier evento que te propongas.

Conoce qué otras actividades y requerimientos necesitas para poder organizar los mejores eventos. Pronto te estaremos compartiendo más tips, cuéntanos en los comentarios qué te gustaría saber.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
Cámara de Comercio (2008). Gestión logística de eventos: cómo encontrar el proveedor ideal.

Colombia:  Herramientas empresariales.Imaginar (2010). Gestión de eventos y de capacitación. Ecuador: Facilitar, capacitación y eventos.

Tú también puedes publicar en Conexión UTECA. Ponte en contacto con tu Director Académico para conocer cómo.

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