Guía de bolsillo para organizar un evento exitoso
¿Te gustan los eventos y siempre te has preguntado cómo se organizan? En UTECA te damos una breve guía para que puedas organizar mucho más que una fiesta y tu evento pueda ser uno de los mejores en la industria del entretenimiento.
Los eventos forman parte de la convivencia en la sociedad, por tal motivo se han creado nuevas maneras de profesionalizarse en el ámbito y han surgido licenciaturas con estudios especializados en la administración de Negocios de Entretenimiento, Cultura y Arte. Para comenzar con el pie derecho la organización de un evento debes presentar la logística del mismo, donde hay que considerar:
Definir el evento
El primer paso consiste en definir qué tipo de evento queremos organizar, así como su objetivo. Es vital reconocer el rubro al que pertenece, si es un espectáculo, exposición, muestra, concierto, asamblea, curso, simposio, seminario, conferencia, feria o exposición.
Día y hora:Lo primero que debes de tener en cuenta es qué día realizarás tu evento, así como la hora en la cual pretendes que se realice. La hora puede sufrir algún cambio después, pero definir una fecha es clave para plantear la logística a seguir e identificar los factores clave que te permitan llevar a cabo un gran evento.
Lugar:Tomando en cuenta el día y la hora, debes pensar en si el evento se realizará al aire libre o en un lugar cerrado. Si estás organizando el evento para alguien más, estos factores suelen depender del contratante, por lo que debes de aprender las mejores estrategias de ventas, de negociación y de promoción para que todo salga como lo has planeado.
Planificación y producción
Realiza un cronograma de actividades (aprende cómo en UTECA) con las pautas a seguir para que tengas un gran evento. Contempla cada detalle desde la hora de inicio al cierre:el tipo de coordinación con el staff, el itinerario a seguir, si habrá un presentador o un hostess, si habrá comida o bocadillos, entre otros factores a considerar. Esto te ayudará a establecer necesidades y prioridades.
Procede a redactar una lista de necesidades y palomea lo que tengas disponible. Para todas las cosas que hagan falta podrás comenzar a buscar y elegir proveedores, de acuerdo con tu presupuesto y requerimientos.
Montaje
En esta fase se colocan los materiales, la tecnología, la decoración, el audio, el vídeo, ytodos los recursos que se utilizarán. Así mismo, se recibe y organiza al grupo de personasque estarán trabajando durante el evento (el staff) y se les dan indicaciones finales. Hayque realizar pruebas de todo tipo y ensayar con el staff toda la logística para que almomento del suceso no haya inconvenientes.
Ejecución
En este momento ya no puede haber errores, es justo el instante que has estadoplanificando por semanas o incluso meses, al cual invertiste toda tu creatividad, energía,esfuerzo y tu tiempo. En este paso se realizan las actividades de acuerdo con elcronograma que realizaste previamente. La ejecución del evento incluye también que losasistentes tengan la mejor experiencia. Por este motivo, debe haber una buenacomunicación, fluida y constante entre los integrantes del staff, para que todo camine al piede la letra.
Desmontaje y evaluación de resultados
Al terminar el evento se procede a desmontar todas las piezas que se utilizaron en él. Deberealizarse una revisión de todas las instalaciones y recursos utilizados para asegurarse deentregarlos en óptimas condiciones.
Posterior al evento (puede ser en cuanto termine o en los días siguientes) se preparaninformes, en ellos se da a conocer la evaluación de los resultados, las memorias delevento, los cuestionarios para los participantes e invitados, si es que se realizaron, lasactividades tangentes que se llevaron a cabo como el manejo de la actividad en redessociales, la interacción con los asistentes, etc. Además, se hacen los pagos pendientes alos proveedores y el envío de agradecimientos al personal, invitados especiales yasistentes.
Como puedes ver, son muchos los puntos a tomar en cuenta, pero con una buenaorganización y una excelente preparación en Negocios de Entretenimiento podrás llevar acabo cualquier evento que te propongas.
Conoce qué otras actividades y requerimientos necesitas para poder organizar los mejoreseventos. Pronto te estaremos compartiendo más tips, cuéntanos en los comentarios qué tegustaría saber.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Cámara de Comercio (2008). Gestión logística de eventos: como encontrar el proveedorideal. Colombia:
Herramientas empresariales.Imaginar (2010). Gestión de eventos y de capacitación. Ecuador: Facilitar, capacitación yeventos.
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